关于做好2013年下半年自毕业生网上申报及材料收集工作的通知

2013年上半年，省自考办改革了免考和本科毕业资格认定工作办理方法，原有的毕业申报工作较以往有所调整。本次毕业申报，我校申报人数达历史最多。为了做好我校下半年自考办证工作，保证将申报材料按时送交主考院校，现就有关事项通知如下，请各专业班主任遵照执行。

一、工作时间安排

网上注册时间：2013年11月26日—11月30日

注册对象：专科2010级（含以前）已修完全部自考课程、自考学费缴清的考生。详细名单请见：附件（1）原则可申报毕业学生名单。

各系上交档案时间：2013年12月1日—12月4日

考生注册网址：

说明：因为网报工作结束后，教务处还要花量大量人力物力做好档案整理工作，尽早将材料报送主考院校，各位学生请在网报系统开通后第一天就开始申报，以便于有多的时间处理后续材料上报问题。

二、申报方法及注意事项

（一）网上申报。

登录进入自考毕业生网上注册系统，凭准考证、身份证及姓名进行注册，注册完后，请按流程一步一步操作，认真核对输入信息，并打印校对准确的《毕业生申报表》，在表上签字确认。（详见附件（2）毕业申报表申报步骤）

学费没有交清的学生，本次不予申报。

以往申报存在的问题:

（1）申报学校不在湖大、华师、武大3所学校之内，导致查不到申报到哪里去了。

（2）申报专业错误。如将“汉语言文学”申报成“汉语言文学教育”。

（3）层次填错成“本科(助学班)”，我校毕业生应全部统一申报为“独立本科段(助学班)。

（4）重复申报，会产生两个不同的网报号，容易出现问题。正确的方法是，被通知有错误后，用原网报号登陆系统，修改错误后，再一次点“申报毕业”，否则申报系统不能记录正确结果，仍然会显示未通过。如果有重复申报现象，一定要打印申报成功的那张表，即注册编号是通过的那张。

三、信息确认所需材料及注意事项

本环节所列工作由学生将材料上交至班主任，再由班主任统一上交至教务处，统一办理。我处不接受学生直接将材料交至教务处。

根据学生办理免考及本科毕业资格认定方式的不同，分别说明如下：

（一）网上办理免考及本科毕业资格认定的学生，所需材料如下：

1、考生本人（或代理人）打印好的并签字确认的《毕业生申报表》；

2、蓝底、彩色、免冠，二寸登记照电子版相片1份，以姓名命名；

3、同电子版相片一致的照片4张，在照片上标注自考专业、姓名和准考证号；

《毕业生照片粘贴单》由我处按准考证序号统一打印，一式两份，班主任统一领回去粘贴，按一上一下的模式（非一左一右），每张纸粘2张照片，一份上交主考院校，一份留存我处。千万不要将4张照片全部贴在一张表上。二寸登记照背面应注明学生的姓名和准考证号码。在上交前裁剪掉相片的白边，如果不加修饰交上来，主考院校是不会也不可能进行裁剪的，贴到毕业证上就会很难看。

4、有效身份证件复印件一份，身份证正、反面均需复印，并复印在一张A4纸上，复印件上的姓名及身份证号必须清晰，不能过期；

5、准考证原件，如果丢失，需要及时向教务处继续教育科申报补办，费用10元；

6、专科毕业证书复印件一份。

专科毕业证及复印件由各系自己复印，按毕业生准考证号由小到大的顺序排序。班主任在领到专科毕业证原件后，在毕业证的右上方处用铅笔将学生的准考证号写上去（请不要只登记准考证的后3位）。这种方法特别适用于毕业生多的系，一方面便于对专科证书进行排序，另一方面也便于我处对后来反复增补的专科毕业证进行排序。

7、办免考时留下来的专科成绩大表1张。

8、更改姓名的考生，必须以电子档案姓名申请毕业，但必须在申请表的补充说明处说明；

（1）属音同字不同的现象，须持身份证和户口本的原件及复印件，以及当地公安部门（派出所）出示的曾用名证明，到档案所在地提出更名申请，由档案所在地自考办统一办理；

（2）属更名换姓的现象，原则上不予更改，如果有特殊情况必须更改的，除须持身份证和户口本的原件及复印件，以及当地公安部门（派出所）出示的曾用名证明外，还必须具有市级以上更名换姓的公证书原件，到档案所在地提出更名申请，由档案所在地自考办统一办理。

（二）非网上办理免考及本科毕业资格认定的学生，所需材料除了同（一）所列材料外，另需要提供专科毕业证原件（在原件右上角用铅笔标记准考证号）和教育部学历证书电子注册备案表。该表由考生本人登录中国高等教育学生信息网在线验证系统进行申请、打印（有效期为1个月）。我处制作了一个带有图示的验证步骤（附后），供参考。

毕业生档案袋的填写。

一是要根据我处下发的“2013年12月原则上可申报毕业的学生”名单填写，不在名单之中的不需要填写。

二是三个院校的要求不一样，需分别对待。武汉大学和湖北大学开始申报毕业证书工作前，由班主任统一到我处领取毕业生档案袋，在封面上填写在毕业生准考证号、姓名、专业和年级。华中师范大学用我处统一印制的档案袋。

上交档案时须注意的问题

不能错装、漏装档案袋。档案袋按准考证号由小到大排序。档案袋中的各种材料一定要顺好，用回形针扎好，不要凌乱，省考院在审核时容易看出所装材料是完整的，免考表一定要放在显眼位置。

毕业生的申报表和专科毕业证原件、复印件按学生准考证号从小到大顺序放好，单独上交，便于我处加盖公章。由于三个主考院校对毕业生申报表的要求不一样，武大和华师的毕业生申报表要单独放在外面，加盖我校公章后，将骑缝章下侧剪掉。湖大的毕业生申报表要放入档案袋，不能加盖我校公章。

各系将档案交来后，我处还要添加学生的考试成绩合格单、免考手续、加试试卷。因为缺少专科毕业证、照片、欠费等原因不能申报毕业的学生，档案最好不要交到我处，不然，档案整理好后，我们还要花功夫剔除不能申报的学生档案。

材料收集须注意的问题

一旦收到缺少的材料的通知，应在第一时间准备好后用特快专递邮寄。

上交的照片（电子、纸质）尽量不要翻拍原来的旧照片，毕竟是要贴在毕业证书上，代表了本人的形象。以往有学生反映用人单位因毕业证书照片差而拒绝录用学生的情况。

有些学生因为专科阶段的原因，迟迟不能领取到专科毕业证，虽然申报成功，但是错过上报时间，一样不能办证。尽早解决好此类问题。

申报结束后应注意的问题

最近四次的毕业申报，有少数学生在毕业申报结束后，即我们在武汉报送材料和返回学校后）又着急在退档或是补档。实践证明，这很容易造成档案丢失，因此本次申报将杜绝此种情况。

附（1）2013年12月原则上可申报毕业学生名单

（2）往届专科毕业生学历验证报告步骤

（3）毕业申报表申报步骤

教务处继续教育科

2013年11月6日